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厦门市红十字基金会内部管理制度(试行)

       为使厦门市红十字基金会管理工作进一步科学化、制度化、规范化。根据国务院《基金会会管理条例》、《厦门市红十字基金会章程》等国家法规法律特制定如下有关制度。

一、人事管理制度

       1、本基金会专职工作人员,实行聘用制。
       2、聘用工作人员坚持尊重知识、尊重人才,公开、公正、竟争、择优的原则,除涉密人员需另外选拔外,均应面向社会公开招聘。
       3、各部门根据工作任务,按照“科学合理、精干高效”的原则,设置岗位,提出用人计划,报秘书长核准。
       4、人员聘用的程序、内容依《人员招聘细则》执行。
       5、基金会所聘用人员经过考试、面试合格后填写用工登记表,审查通过后试用,试用期满合格者,方可正式聘用。
       6、试用期内表现不能胜任该岗位工作的,基金会可以随时终止试用,并按实际工作日发给试用人员试用期的基本工资。
       7、员工应遵守基金会规章制度,恪尽职守,服从领导,维护基金会名誉。
       8、基金会聘用人员实行年终考核制。考核以工作绩效为重点,对德、能、勤、绩全面考查,内容包括遵纪守法、出勤率、工作业绩、业务能力等。考核分优秀、称职、基本称职、不称职四个等级。考核结果作为对员工进行奖惩的主要依据。
       9、对在工作中有显著成绩和突出贡献的工作人员给予精神鼓励和物资奖励。
       10、基金会聘用人员参照《中华人民共和国劳动法》及国家事业单位的工作规范执行各种假期的规定。
       11、基金会聘用人员的工资制度及各项福利补贴,参照《机关事业单位非在编雇佣人员经费标准》,并结合本基金会实际情况另行编制执行。
       12、基金会聘用人员在试用期间,执行试用期工资标准,试用期满后,执行聘用岗位工资标准。
       13、基金会聘用人员一律依法参加社会保险。

二、档案立卷、管理、使用制度

       1、各部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录音录像带、照片、文电等应立卷归档。
       2、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。
       3、档案应在第二年第一季度前立卷。
       4、档案实行专人管理,严格管理档案保管箱、橱钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
       5、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
       6、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放,资料按类别排列存放。
       7、维护档案安全,每个箱橱必须保持整洁,并放置防霉去虫剂。
       8、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容
       9、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将机密文件和档案带回家和公共场所查阅。
       10、外单位查、借档案,必须持单位介绍信,审明查档案原因,经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。
       11、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。查借档案者要爱护档案,不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。
       12、查阅档案一律在本单位内查阅,原件一般不得借出,如特殊情况需外借者,须经领导批准,限十天内归还,并办理借阅登记手续。档案归还时,档案工作人员应清点无误后签收,发现问题要查明原因,报领导处理。
       13、档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。

三、印章管理和使用制度

       1、各类印章(含法人私章)的刻制必须经理事长同意,并报上级有关部门批准,严禁私刻印章。所有停止使用的印章(含法人私章)应经理事长审核后,送交办公室或指定部门保管,以便统一处理。
       2、使用印章必须严格履行审批手续,认真登记,严格用印监督。各类印章经理事长任批准后方可启用。
       3、各类印章原则禁止外带,如需外带,需登记备注“外带”字样。应注意当日借,当日还。
       4、各类印章均指定专人管理,并做好用印登记。严禁利用印章谋私,不得空盖印章留存。存放印章的设施必须安全可靠。印章丢失必须及时报告,同时通报有关单位。造成后果的要视情节追究当事人责任。

四、固定资产管理制度

       1、为了加强固定资产管理,根据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范》和《民间非营利组织会计制度》等法律法规和本会章程的规定,制定本办法。
       2、本办法所称固定资产是指本会通过购买、受赠、交易换入、获得的单位价值在800元以上,且耐用期在一年以上并能独立使用的设备等。
       3、固定资产分为以下四类:
       (1)房屋;
       (2)一般设备,包括办公用品、用具、电器设备等;
       (3)车辆;
       (4)其它设备。
       4、设置固定资产明细账。根据购入时固定资产具体品名建立固定资产目录,登记固定资产品牌、型号、数量、购买日期等,并按规定进行明细核算。
       固定资产按获得时的实际成本入账。
       对于800元以下值耐用品,使用期限超过一年的,设立辅助账以加强财产管理。
       5、固定资产购买、受赠、交易换入、转让、报废的审批权限为:单位价值在100万元以上,由副理事长兼秘书长审核,经理事会同意后,理事长批准;价值在100万元以下,1万元以上,由副理事长兼秘书长审核,报理事长批准。1万元以下,由副理事长兼秘书长审批。房产出租合同书由副理事长兼秘书长审核签字,并报告理事长。
       6、固定资产按年限平均法计提折旧。固定资产预计使用年限为:一般设备5年;车辆10年;房屋20年。固定资产预计净残值按原值的5%确定。
       7、固定资产作无偿转让的,凭理事会决定调整资产账目;
       固定资产做有偿转让的,凭理事会决定议书和实际交易价格调整资产账目;固定资产报废,凭理事会决定议书予以核销。
       8、固定资产毁损的,要查明原因,分清责任,过失人应承担责任。有关固定资产毁损的审批权限,参照固定资产转让、报废的审批权限执行。
       9、年终由秘书长同财务人员对固定资产进行盘点,查清固定资产实有数量和帐面数量是否相符,并进行年终决算。年终会计报表应附固定资产盘点清单。
       对盘盈、盘亏的固定资产,应查明原因,按照固定资产转让、报废审批权限办理审批手续。
       10、财务部门为本会固定资产具体管理部门,负责本办法的具体实施。
       按本办法规定办理固定资产的购买、受赠、交易换入和转让、出租、报废、毁损等业务,并由2名以上工作人员共同参与办理。要指定专人对固定资产实物进行登记、保管、核算。防止各种实物资产被盗、毁损和流失。固定资产的领用、借出等须经办公室负责人批准。

五、仓库管理制度

       1、接收捐赠物资制度
       接收捐赠物资必须由二名工作人员及捐赠方二人共同交接,并核对物资的品种、规格、数量、价值、保存期限。给捐赠方出具《厦门市红十字接收捐赠专用收据》第二联。工作人员应根据《厦门市接收捐赠专用收据》的内容制定一式三份《物资储备单(表6)》。
       2、物资入库验收制度
       (1)物资入库要以原始单据及《物资储备单(表6)》为依据,核对物资的品种、规格、数量、价值、保存期限。验收无误后,验收人员(仓管员)、赈济部工作人员和会领导应在《物资储备单(表6)》(一式三份)上签字、盖章,一份交仓库管理员入库;一份附《厦门市红十字接收捐赠专用收据》第三联交会计做账;一份交赈济部。
       (2)仓管员根据《物资储备单(表6)》,验收物品后,必须及时入实物账,增加库存。
       3、物资保管与保养
       (1)根据不同类别,形状,特点,用途分区保管,要做到“三清”“二齐”摆放。三清:即数量清、规格清、保管时效清。二齐:即摆放整齐,库容整齐。
       (2)保管物资应做到“十不“,即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不燥、不混。按照不同物资保管技术要求,适当进行加热、通风、清洗、干燥或重新包装。物资堆码高度应距离照明灯或电源线1米以上,距窗户0.7米以上,食品与药品不得同库,易燃品要单独存放。
       (3)搬运物资要仔细,轻装轻放,避免摔乱,防止事故发生。
       4、物资出库管理
       (1)物资出库要根据领导签发的《物资调拨通知单(表7)》,执行发放。
       (2)发货时,保管员要按计划核对发出物资的品名、规格、数量,收取提货方提供《物资收据(表4)》,请收货人签字、盖章后作记账凭证。
       (3)发出货物后,保管员要及时记账,填写标签,核减物资库存。
       5、清仓盘点和盘盈、盘亏、报废处理
       保管员应坚持实地盘点,每季度盘点一次,年终进行全面盘点,发现变质、过期物品要核实清楚,发生盘盈、盘亏应查明原因,上报领导和上级有关部门批准后才能处理,并做好记录。
       6、账务处理
       (1)仓管员应建立台帐,并按规定项目仔细记好账目。
       (2)记账要认真,账,卡,物三相符。
       (3)财产会计每月5日前填报结存月报表,报部门和会领导。
       7、检查制度
       接受部门领导、会领导以及上级部门定期与不定期的检查。